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浅谈以信息化建设提升企业档案管理水平

发表日期 2010-06-29    360

结合宁夏电力公司档案信息化工作,介绍了档案信息化建设取得的经验和成果,并提出进一步提高档案信息化管理水平的措施。

  1前言

  与传统的纸质载体档案管理相比,电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多,关联度高等特点,因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面,与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系,例如办公自动化系统等,档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据,实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来,宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作,使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作,全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。

  2基本情况

  宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司,再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前,公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件,实现条目级管理,其余单位均无软件,管理模式和服务手段落后。针对此情况,在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下,公司考虑到系统局域网的可支持性,经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意,并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。

  3系统的建设日标、部署模式

  3.1建设目标

  建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台,实现全公司上、下级单位档案系统互联互通;实现全公司3级单位统一业务规范;实现电子档案网上移交和网上互查;实现上级档案业务在线监管和查看;将电网建设参建单位纳入管理体系,更好地实现工程项目档案收集、保管和利用,有效整合各种档案资源,充分发挥网络优势,实现档案信息资源的最大化共享功能,推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。

  3.2部署模式

  公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式,建立档案数据中心,为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统,应用服务器采用wEBLOGIC9.2。系统硬件部署如图1所示。

  

4系统具备主要功能

  4.1档案管理

  系统根据国家档案局的标准进行建模,并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准,允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制,以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理,可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式,以达到系统适应业务变化的要求。

  4.2档案检索

  可直接检索目录也可进行全文检索,可对档案目录、正文、附件进行检索,并且可对下属单位进行全宗数据检索,主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。

  4.3个人待办

  可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。

  4.4权限管理

  主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限,并可对档案原文的控制进行细化,具体分为浏览权限和下载权限,以满足不同的利用。

  4.5标准业务定制

  结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际,统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式,下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。

  4.6业务设置

  此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作,主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制,以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。

  5系统在公司的应用

  作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台,该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准;实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成;电子文件实时物理归档;网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理;各种档案类型的数字化管理;档案全文信息网络检索与共享;数字档案光盘存储的自动打包,脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅;档案信息资源共享,各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送,使其档案信息不再存在信息“孤岛”。

  宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来,完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型,文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案,能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用;工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作,目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中,满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。

  6系统投入运行取得的效益

  从企业管理角度看,宁夏电力公司档案管理系统的建立,实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化,同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段,减少了档案工作人员重复工作量,降低了实现档案信息化管理的成本,提高了企业信息管理的水平。

  从档案利用角度看,由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源,大大提高了查档效率。如果实现异地查档,其累积节约的费用及时间将更为可观。

  7通过系统实施进行的理论研究与实践

  7.1室藏档案数字化、网络信息一体化管理

通过档案管理信息平台的实施,利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划,通过设置网络专业信息档案属性,以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段,实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。

  7.2对档案资源的定义与接口实现

  在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制,能够统一规范与其他业务系统的接口,并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。

  7.3档案信息利用模式

  能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能,并通过档案管理信息平台进行全公司调用。

  7.4档案信息的安全管理

  面对网络信息安全管理的难度越来越大,系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外,通过公司本部的试用后,在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分,并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。

  7.5永久、真实保存数字档案的研究与实践

  电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同,它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息,保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅,并通过拷贝与镜像技术、迁移技术,以加强对数据的研究与实践。

  7.6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题

  系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理,对工程目录数据进行收集整理,并对电子文件和竣工图实现网上挂接,打印标准模式的案卷目录、备考表等,还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交,使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。

  8几点建议

  宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来,能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看,还需加强几个方面的工作。

  8.1加强档案信息化建设工作的宣传力度

  从一定程度讲,档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位,还需加强宣传,扩大档案信息资源的使用。

  8.2加强归档接口完善工作

  加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作,按照国网公司要求,保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档,确保电子文件归档的完整性。

  8.3加强相关管理制度建设

  从信息系统角度和电子文件的安全管理方面,根据国家、行业有关标准,结合电力公司实际,制定相关管理制度和标准,促进档案信息系统规范化建设。

  8.4加强有关人员的培训力度

  从信息系统的使用和维护讲,重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训;从使用角度讲,需加强各单位、各部门的培训,便于更好地利用系统借阅档案。

  8.5加强档案数据的安全管理

  还需完善数据安全存储管理措施,增加数据存储备份,加强设备运行和维护,保证系统的数据安全。

  8.6加强馆藏历史档案的数字化进程

  有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作,更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。

  8.7加大档案功能的开发和应用

  譬如,加强工程建设项目档案的管理,不仅要求220kV及以上电网建设加强应用;而且在城、农网、自身基建项目上,要求各供电局、分公司利用系统,对工程档案进行电子化管理。


 

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